Home Office

Erfolgreiches Arbeiten im Home-Office – Ergänzungen

Besprechungen, Schulungen und Vorträge finden derzeit virtuell von zuhause aus statt. Nach 6 Wochen Home Office ziehen wir ein Resümee. Vieles läuft inzwischen sehr gut, doch einige Dinge sollten nach wie vor unbedingt verbessert werden.

Vor knapp einem Monat habe ich Artikel zu Teleworking und Home-Office geschrieben. Zugegeben, ich war nicht der Einzige, der hierzu Tipps gab. Seit über 30 Jahren arbeite ich nunmehr aus dem Home-Office und bin nach wie vor verwundert, dass es Corona braucht, dass Teleworking und die damit einhergehende Flexibilisierung endlich den Turbo zündet. Ich empfehle jedem Unternehmen: „Flexibilisieren Sie die Arbeit.“ Richtig gemacht profitieren Firma und Mitarbeiter – meist erheblich.

Nach fünf Wochen – Home-Office „aus Zwang“ möchte ich ein kurzes Resümee meiner Wahrneh­mungen und den erhaltenen Rückmeldungen ziehen, zudem einige Ergänzungen einfließen lassen.

1. Klare Regeln

Eigentlich ist es doch klar, dass Regeln, die am Arbeitsplatz im Betrieb gelten, auch bei der Arbeit von zuhause gelten. Da kann man kaum widersprechen, oder? In der Realität ist dies leider in vielen Fällen noch immer nicht so. Nach dem Motto „Augen zu und durch“ gelingt dies – oder leider oft – auch nicht. Es gelingt immer dann nicht, wenn es zu Streitfällen oder zu kritischen Situationen kommt. Da verschwindet eine wichtige Unterlage, das Firmennetz erleidet plötzlich einen Virenangriff, der Mitarbeiter verletzt sich, als er spätabends mit der Arbeit aufhört, … Probleme in diesen Fällen müssen nicht sein. Eine klare Vereinbarung ist schnell gemacht und kostet kaum Geld und Zeit.

Ich möchte meinen Tipp hierzu nochmals wiederholen und unterstreichen, wie wichtig es ist, dass Sie und Ihr Arbeitgeber rechtlich abgesichert sind. Corona kam für uns alle überraschend, aber wo ist bitte die Hürde, dass man als Unternehmen nicht kurz die wichtigsten Spielregeln zusammenschreibt:

  • Arbeitssicherheit: Die meisten Unfälle passieren im eigenen Haushalt. Wie ist der Schutz geregelt, wenn etwas passiert?
  • Vertraulichkeit: Wichtige Daten sind außerhalb des Betriebs besonders zu schützen, das gilt auch für Unterlagen in Papierform. Wie gewährleisten Sie ausreichenden Schutz, wenn Sie im Wohnzimmer arbeiten (müssen).
  • Datenschutz: Personenbezogene Daten sind vom Gesetzgeber besonders geschützt.
  • Arbeitsrecht, Tarifrecht und Betriebsvereinbarung gelten auch zuhause. Wie ist das mit der Arbeitszeit, welche Zeiten darf ich aufschreiben? Muss ich meine Arbeitszeiten dokumentieren?
  • Wie ist das mit der Nutzung des privaten Equipments? Wie läuft es ab, wenn der Arbeitgeber Zugang zu Wohnung benötigt? Was ist für den Betrieb von Firmengeräten zu beachten? Wie sichere ich wichtige Daten gegen Verlust? …

Diese Fragestellungen geben Ihnen ein gutes Grundgerüst für eine kurze Richtlinie zum Home-Office. Eventuell haben Sie solch eine bereits im Arbeitsvertrag und kennen diese nur nicht.

2. Klarer Tagesablauf

Ist für Sie das permanente Home-Office schon zum Alltag geworden? Sie kennen sich inzwischen mit Webkonferenzen und der genutzten Software aus, wissen, dass man die Kamera abschaltet, wenn man genüsslich seinen Kaffee trinkt und wann man wen am besten wie erreichen kann. Eine gewisse Ermüdung setzt ein.

Nach einem Monat ist es nun an der Zeit das Erreichte kritisch zu beäugen und gezielt zu verändern: Behalten Sie Bewährtes! Streichen Sie Unnützes! Führen Sie wichtige Neuerungen ein, …, vor allem aber sprechen Sie dies mit Ihrem Chef/Kollegen/Mitarbeiter durch, eventuell ist dessen Wahrnehmung eine andere. Eventuell braucht er genau den Kontakt, der Ihnen unwichtig ist.

Gerade jetzt ist es besonders wichtig, den Tag gut zu strukturieren. Schreiben Sie Ihre Tagesziele konsequent auf und haken Sie diese ab. Starten und enden Sie nach wie vor zu definierten Zeiten und achten Sie auf nötige Pausen. Für meine HOTs (Home-Office-Tage), die ich sehr selbstbestimmt gestalten kann, hat sich z.B. folgendes Grundgerüst bewährt:

  • 08:30 – 10:00 E-Mails durchforsten und beantworten, Telefonate, Abstimmungen
  • 10:00 – 11:30 Projektzeit 1
  • 11:30 – 12:45 Artikel/Post durchlesen + Puffer
  • 12:45 – 13:45 Mittag, kurzer Spaziergang
  • 13:45 – 15:30 E-Mails und Schriftverkehr, Telefonate
  • 15:30 – 17:00 Projektzeit 2
  • 17:00 – 18:00 Tagesresümee, Aufräumen, Tagesplanung für morgen

Bitte verstehen Sie dies als groben Plan, natürlich weiche ich bei bedarfsorientiert davon ab. Mehrmals am Tag lege ich bewusst 5 Minuten Bewegungspausen ein (Details dazu unter 4.), daher beträgt die rechnerische Arbeitszeit im obigen Plan auch 8:30 Stunden.

Sie meinen, das klingt zu „bürokratisch“? Gerade mir als Selbstständiger ist es eine prima Hilfe, damit ich mit meiner Zeit gut haushalte. Natürlich haben manche Arbeitswochen wesentlich mehr als 40 Stunden, aber dann gibt es auch entspanntere Wochen. Ich genieße diese Flexibilität und merke aber auch, wie mich geordnete Strukturen entlasten. Probieren Sie es einfach selbst aus und starten Sie mit einem Plan, der zu Ihrer Arbeitsweise passt.

3. Klares Kommunizieren

Ein fest etablierter und gut strukturierter Team-Videocall ist eine wichtige Sache. Wenn Sie im Team arbeiten, kann das täglich sein, ansonsten 1-2x die Woche. Bei den Teamrunden zeigt sich immer wieder, dass dabei die Redezeiten stark unterschiedlich sind. Achten Sie darauf, dass jeder zu Wort kommt. Akzeptieren Sie keine Vielredner und Nichtredner. Eine einfache Nachfrage kann Schweig­samen helfen. Hier ist die Gelegenheit, Rechenschaft zu geben und Dinge anzusprechen. Nutzen Sie dies unbedingt. Das hilft der Teamhygiene, hält das Team zusammen und beugt einer Isolation vor.

Wenn ich „gut strukturiert“ sage, verbirgt sich dahinter: Das Ziel des Calls ist klar, ebenso die Agenda, die Protokollierung und die Verantwortlichkeiten. Es gibt kaum etwas Unproduktiveres als Calls ohne Agenda, die dann meist zeitlich noch überzogen wird. Bitte vergessen Sie am Ende nicht die Ergebnis/ Aktions-Liste und das weitere Vorgehen gemeinsam zu verabschieden. Manchmal stellt sich die Frage: Soll eine Zeit für Persönliches oder Smalltalk eingeplant werden. Ich denke, dass die Antwort hierauf klar ist. Bei Team-Meetings unbedingt, bei anderen ist es empfehlenswert

4. Gesundheit, na klar!

Erinnern Sie sich an meine Aussage weiter oben, wegen „mehrmals täglich Bewegungspausen“? Gesundheit am Arbeitsplatz ist selbstredend wichtig. Tun Sie sich hier auch so schwer, wie ich? Ich kann kaum mehr sitzen, aber der Beitrag muss unbedingt noch fertig, die Planung fertiggestellt werden. Die Augen tun schon weh durch das helle Seitenlicht und das Sitzen auf dem Küchenstuhl fällt zunehmend schwerer. Folgend zwei wichtige Tipps bezüglich Bewegung und Ergonomie:

Gute Ergonomie am Arbeitsplatz

Kurz mal vom Boden aus telefonieren oder ein paar Emails checken, da spricht nichts dagegen. Für längeres konzentriertes Arbeiten sollte immer ein guter(!), einstellbarer Schreibtisch-Stuhl und ein richtiger Schreibtisch vorhanden sein. Ergonomie hilft gegen Ermüdung und beugt Schmerzen oder gar Schäden vor. Ich habe mich seit langer Zeit wieder einmal mit einem Bleistift bewaffnet und Ihnen ein Bild gezeichnet mit den wichtigsten Punkten zur Arbeitsplatz-Ergonomie. Einen höhenverstellbaren Schreibtisch haben nur wenige, aber gute Beleuchtung, guter Monitor, gutes Headset sollten mindestens sein. Oft wird am Headset gespart, warum kann ich Ihnen nicht sagen, doch gerade hier ist jeder Euro gut angelegt, damit Sie gut verstehen und klar verständlich sind, die Kollegen danken es Ihnen.

Ergonomie am Bilschirm-Arbeitsplatz

Ausreichend Bewegung

Das ist auch eine Frage der Selbstdisziplin. Warum fällt uns Bewegung zuhause noch schwerer als im Geschäft? Hierfür gibt es eine Menge an Gründen, oder sollte ich sagen Ausreden? Was hat sich bei mir bewährt?

 

  • Zwischen zwei Besprechungen gönne ich mir eine kurze Pause, um mich in alle Richtungen zu dehnen, dazu muss der Türrahmen herhalten, ferner strecke ich mich maximal und rolle dann die ganze Wirbelsäule ab bis ich mit den Händen den Boden berühre. Die Bewegung beginnt indem mein Kopf auf die Brust „rollt“.
  • Ich habe ein paar Hanteln und ein Thera-Band im Büro für unterschiedliche Übungen – zudem eine Strichliste, auf der ich meine Fitnessaktivitäten abhaken kann. Diese hat mir besonders anfänglich sehr gute Dienste geleistet.
  • Bei den Telefonaten stehe ich oft auf – geplant ist eigentlich immer, aber das klappt noch nicht wie gewünscht. Dabei habe ich mir auch angewöhnt nach draußen ins Grüne zu schauen, um meine Augen zu entspannen. Zwischendurch richte ich mich bewusst auf und ziehe meine Schultern nach hinten unten, das hilft meinem Rücken enorm.
  • Ich habe vor drei Wochen auch gelernt: Abends zwei Stunden radeln hilft der Gesundheit nicht, wenn man sich nicht auch während des Tages bewegt – 6000 Schritte sind angesagt.
  • Übrigens wurden vor ein paar Jahren in unseren Augen Rezeptoren entdeckt, die auf blaues Licht ansprechen und ein Hormon zum Wachbleiben ausschütten. Also, falls Sie nicht schlafen können, Bildschirm früher ausschalten oder die warmen Farben aktivieren.

Das soll an dieser Stelle genügen. Es gilt: Es gibt nichts Gutes, außer man tut es! Sicher haben Sie noch eine Menge eigner Tipps. Ich würde mich freuen, davon zu hören.

5. Klar, Informationssicherheit ist wichtiger denn je!

Auch wenn ich mich wiederhole: Das Home-Office ist ein beliebtes Ziel für Hacker, die Anzahl der Angriffe steigt zurzeit enorm. Oft ist man zuhause schlechter geschützt als im Büro. Wie können Sie sich vor ungebetenen Gästen schützen?

Seien Sie besonders sensibel bei E-Mails und dem Klicken auf Links. Angreifer gaukeln über passende, oft gut gemachte E-Mails vor, dass Sie unbedingt auf irgendwas klicken sollen. Tun Sie dies niemals! Unter keinen Umständen. Damit öffnen Sie dem Angreifer Tür und Tor. Für Phishing bieten wir eine Simulation am Arbeitsplatz an, die Sie und Ihre Mitarbeiter sensibilisieren und vor Problemen bewahren.  

Von der Nutzung privater PCs raten wir generell ab. Manche Betriebe erlauben dies trotzdem. Hier müssen unbedingt ein sicherer Netzzugang (VPN), aktuelle Softwarestände, aktuelle Internet-Security Software und eine aktualisierte Firewall genutzt werden.
Dies gilt auch für den Zugang über Smartphones. Hier empfehlen wir zudem die Anzahl der Apps zu reduzieren (zum E-Book, hier klicken)

Firmengeräte sollten ausschließlich von Ihnen selbst benutzt werden. Das gilt für PCs genauso wie für das Mobile Phone. Halten Sie andere Personen davon fern, selbst wenn es die eigenen Kinder sind und schützen Sie Ihr Gerät immer mit Passwort oder Pin.

Räumen Sie Ihren Arbeitsplatz leer, wenn Sie mit der Arbeit fertig sind, besonders, wenn Sie kein abschließbares Arbeitszimmer besitzen. Passwörter sollten auch zuhause nicht öffentlich herumliegen, genauso wie vertrauliche Informationen. Räumen Sie immer gut auf: Sie schützen sich, Ihre Familie und Ihre Firma.

Bei Verdacht auf einen Angriff gilt immer: Kontaktieren Sie Ihren Helpdesk. Fordern Sie klare Regeln (siehe 1). Falls dies neu für Sie sein sollte, fordern Sie diese von Ihrem Chef ein. Zum Verfahren bei Sicherheitsvorfällen gibt es hier mehr Information.

VPN, die sichere Verbindung ins Firmennetz. Ein kurzer Ausflug und einige wichtige Punkte:

  • Ein VPN (Virtuelles Privates Netzwerk) verbindet Ihren PC in der Regel sicher direkt mit dem Firmennetz. Hierzu wird ein verschlüsselter Kommunikationskanal aufgebaut.
  • Der Schutz gilt aber nur zwischen Kanaleingang und -ausgang. Der Eingang ist meist Ihr PC, der Ausgang kann das Firmennetz oder ein bestimmter Server sein, dieser kann aber auch außerhalb der Firma liegen. Nutzen Sie z.B. das VPN von Kaspersky, Avira, McAfee, … so ist der Ausgang einer der bereitgestellten Server dieser Anbieter irgendwo im Internet. Damit haben Sie Schutz im Netzwerk, wo Sie Ihr LAN-Kabel eingesteckt haben, auch Schutz vor unsicheren WLAN. Die Verbindung vom Endpunkt in Ihr Firmennetz wäre aber in unserem Beispiel nicht geschützt. Das folgende Bild zeigt verschiedene VPN-Realisierungen. Für den Anschluss an die Firma taugt die Variante 3 nicht, wohl aber für den reinen Privatbereich.
  • Schalten Sie das VPN (Virtual Privat Network) niemals aus, wenn Sie im Firmennetz sind.
Virtual Private Network

Zu guter Letzt:

Denken Sie daran, dass wichtige Daten unbedingt geschützt werden müssen. Das ist essenziell als Schutz Ihres Unternehmens und bei personenbezogenen Daten zudem auch gesetzlich zwingend nötig.

 

Falls Sie spezielle Fragen zum Artikel oder zur Informationssicherheit haben, freuen wir uns über eine E-Mail. Gerne schulen wir Sie oder Ihre Mitarbeiter, für Phishing bieten wir eine Simulation am Arbeitsplatz an. Bei Fragen wenden Sie sich einfach an info@secobit.de.

2 Antworten

  1. Habe auch festgestellt, dass Telearbeit viel mit Selbstdisziplin zu tun hat. Danke für die guten Anregungen

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